KSeF od stycznia także w małym sklepie. Kary później, obowiązek nie
Od 1 stycznia 2027 KSeF jest obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, a limit 10 000 zł faktur poza systemem znika. Ministerstwo chce przesunąć kary za błędy na 2028 rok, ale obowiązek zostaje. Co to znaczy dla małego sklepu i plan do stycznia.
Korneliusz Pijarzałożyciel CLE Commerce„Od 1 stycznia 2027 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur staje się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców”, napisało Ministerstwo Finansów 16 września, w tym samym komunikacie, w którym zapowiedziało przesunięcie kar za błędy w KSeF do końca 2027 r. Dla małego sklepu internetowego, który wystawia kilka faktur firmom w miesiącu, to drugie zdanie jest mniej ważne od pierwszego.
Naszym zdaniem rok bez kar to rok na naukę, nie na czekanie. Znika bowiem wyjątek, dzięki któremu mały sklep w 2026 r. mógł wystawiać faktury poza KSeF, a kary za błędy to co innego niż brak obowiązku.
Co kończy się 31 grudnia 2026
Większość firm ma obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Do końca 2026 r. działają jednak dwa wyjątki, z których korzystają właśnie małe sklepy. Pierwszy: faktury można wystawiać poza KSeF, jeżeli ich łączna wartość z podatkiem w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Drugi: poza KSeF zostają faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP nabywcy uznane za faktury uproszczone, do 450 zł albo 100 euro.
Oba wyjątki mają datę końcową: 31 grudnia 2026 r. Od stycznia każda faktura dla firmy idzie przez KSeF, także w sklepie, który wystawia ich pięć w miesiącu. Projekt MF z 23 września żadnego z tych wyjątków nie przedłuża. Od 2027 r. faktury nie wystawi się już z kasy rejestrującej, a paragon z NIP przestaje pełnić funkcję faktury uproszczonej. Firma, która kupi w sklepie za 30 zł i poprosi o fakturę, dostanie ją z KSeF.
Bez zmian zostają faktury dla konsumentów. Sprzedaż osobom prywatnym nie wymaga faktury w KSeF, a jeśli sklep ją wystawia, może to zrobić w systemie dobrowolnie.
Kary w 2028, kontrole już w 2027
Projekt ustawy, która przesuwa kary za błędy w KSeF na 1 stycznia 2028 r., jest od 23 września w Rządowym Centrum Legislacji (UD477, etap uzgodnień). Z jego opisu wynika też druga strona tej decyzji: urzędy skarbowe mają w 2027 r. przypominać o obowiązku i sprawdzać, czy niestosowanie KSeF nie prowadzi do nierzetelnych rozliczeń.
Brak kary nie oznacza więc braku skutków: faktura wystawiona obok systemu to w 2027 r. pytanie z urzędu. Jeśli ustawa przejdzie w tym kształcie, sklep, który w styczniu zacznie wystawiać faktury w KSeF, będzie miał cały rok na poprawienie błędów bez sankcji. Sklep, który zacznie w grudniu 2027 r., tego roku nie wykorzysta.
Wydruk faktury z kodem QR
Jedna zmiana dotyczy pakowania. Jeżeli faktura z KSeF trafia do nabywcy poza systemem, na przykład jako wydruk albo PDF, musi mieć kod weryfikujący QR. Strona KSeF opisuje to wprost: „W przypadku udostępnienia faktury nabywcy poza KSeF lub w przypadku użycia faktury poza KSeF, wystąpi obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem weryfikującym.”
U nas na hali do paczki trafia to, co sklep przekaże jako insert: ulotka, próbka, wizytówka. Sklep, który chce dokładać do paczki wydruk faktury dla firmy, od stycznia powinien drukować ją z systemu, który dodaje kod QR, a nie z dotychczasowego szablonu. Jak wygląda cała obsługa magazynowa sklepu internetowego, opisujemy na stronie usługi.
Nasze zdanie i plan do stycznia
Przesunięcie kar jest rozsądne, bo system wciąż się dociera, ale komunikat MF łatwo przeczytać na odwrót. Mały sklep nie ma w 2027 r. przerwy, ma okres próbny. Tę samą zasadę stosujemy przy nowelizacji VAT, o której pisaliśmy w poniedziałek: faktury za usługi od 2027 r. płać w MPP. Obie zmiany warto ustawić jednym ruchem, razem z biurem rachunkowym.
- Do końca października: policz, ile faktur dla firm wystawiasz miesięcznie i w jakim programie. Sprawdź, czy program ma połączenie z KSeF.
- Do końca listopada: ustal z księgowym, kto w firmie wystawia faktury w KSeF i kto ma do niego dostęp.
- W grudniu: wystaw fakturę testową i wydrukuj ją z kodem QR, jeśli wkładasz faktury do paczek albo wysyłasz je jako PDF.
- Od 1 stycznia 2027: każda faktura dla firmy przez KSeF, także te do 10 000 zł miesięcznie. Faktury dla konsumentów bez zmian.
To nie jest porada podatkowa. Szczegóły wystawiania faktur w Twoim programie ustal z księgowym.
Źródła
- Ministerstwo Finansów, „Przedłużenie odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF do końca 2027 r.”, 16 września 2026
- Krajowy System e-Faktur, „Zakres obowiązkowego KSeF” (limit 10 000 zł, faktury z kas i paragony z NIP do końca 2026 r., faktury dla konsumentów)
- Krajowy System e-Faktur, „Kody weryfikujące QR” (KOD I i KOD II)
- wnp.pl, „MF chce przedłużyć odroczenie kar za błędy w stosowaniu KSeF do końca 2027 r.”, 22 września 2026
- Rządowe Centrum Legislacji, projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (UD477), 23 września 2026
- Infor.pl, „MF: Nie będziemy karać za błędy w KSeF do końca 2027 r. ale niestosowanie KSeF spowoduje reakcję organów KAS”, 28 września 2026 (kary od 2028 r., faktury z kas i paragony z NIP od 2027 r.)
